4. Chat und Kommunikation
4.1 Einen neuen Chat starten
- Klicken Sie in der Sidebar auf Chat. Ein neues Chat-Fenster öffnet sich.
- Wählen Sie das gewünschte KI-Modell im Dropdown oben aus.
- Beginnen Sie die Eingabe in der unteren Eingabezeile.
- Senden Sie die Anfrage mit Strg+Enter (Windows/Linux) bzw. Cmd+Enter (Mac) oder dem Pfeil-Button.
Das verwendete Modell wird im Chat immer angezeigt. KI-generierte Inhalte sind so jederzeit als solche erkennbar (EU AI Act, Art. 50).
4.2 Texteingabe
Die Chat-Eingabe unterstützt:
- Freien Text in beliebiger Länge
- Bearbeitung vor dem Absenden (Löschen, Ergänzen)
- Tastaturkürzel: Strg+Enter / Cmd+Enter zum Senden, Enter für Zeilenumbruch
Bereits gesendete Nachrichten bearbeiten: Wenn man mit dem Mauszeiger auf eine Nachricht zeigt, erscheint ein Stift-Symbol. Über dieses kann, an einer eigenen, bereits gesendeten Nachricht der Text nachträglich angepasst und erneut gesendet werden.
Beim erneuten Senden einer bearbeiteten Nachricht werden diese Nachricht und alle darauffolgenden Antworten im Chatverlauf gelöscht und auf Basis des neuen Textes neu generiert. Der ursprüngliche Austausch ist danach nicht mehr verfügbar.
4.3 Spracheingabe (Speech-to-Text)
GovAI unterstützt Spracheingabe direkt im Chat – ohne externe Software:
Ablauf:
- Klicken Sie auf das Mikrofon-Symbol in der Eingabezeile.
- Erteilen Sie dem Browser die Mikrofonfreigabe (einmalig).
- Sprechen Sie Ihre Anfrage.
- Klicken Sie auf „Aufnahme beenden" (oder das Stop-Symbol).
- Der transkribierte Text erscheint im Eingabefeld – Sie können ihn vor dem Absenden bearbeiten.
- Senden Sie die Anfrage wie gewohnt.
- Die Sprachaufnahme läuft nur nach expliziter Aktivierung durch Sie.
- Der erkannte Text wird im Eingabefeld angezeigt, bevor er an das Modell gesendet wird.
- Die transkribierte Nachricht durchläuft dieselbe Data Guard Pipeline wie Texteingaben.
- Sprachaufnahmen werden in Text umgewandelt; das Originalaudio wird nicht gespeichert.
- DSGVO und Datenresidenz (EU/EWR) gelten auch für den Transkriptionsdienst.
Falls keine Mikrofonaufnahme möglich ist, erscheint eine Fehlermeldung: „Das Mikrofon konnte nicht verwendet werden. Bitte prüfen Sie Ihre Browser-Einstellungen." Nutzen Sie in diesem Fall die Texteingabe.
4.4 Datei-Uploads
Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol:
Unterstützte Formate:
- Dokumente:
.pdf,.docx,.pptx,.xlsx(max. 10 MB) - Bilder:
.jpg,.jpeg,.png(max. 10 MB) – Text per OCR extrahieren oder Bild direkt anhängen
Was die KI mit hochgeladenen Dateien machen kann:
- Inhalte zusammenfassen und analysieren
- Fragen zum Dokumentinhalt beantworten
- Dokumente übersetzen oder umformulieren
- Tabellen aus PDFs extrahieren
- Text aus Bildern (Scans, Screenshots) lesen (OCR)
Der Data Guard prüft ausschließlich textuelle Inhalte. Das betrifft auch über OCR extrahierte Textstellen über die Option "Text aus Bildern extrahieren". Für die Option "Bilder hochladen" gilt: Etwaige Gesichter oder einer Person zuordenbare Merkmale werden nicht geschwärzt oder in sonstiger Weise unkenntlich gemacht. Die Verantwortung für die Prüfung personenbezogener, rein visueller Inhalte liegt bei den Nutzenden. Laden Sie nur Bilder hoch, die für die KI-Verarbeitung freigegeben sind – prüfen Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Datenschutzstelle oder IT.
4.5 Modellauswahl im Chat
Im Chat-Dropdown können Sie aus den freigegebenen Modellen wählen. Das Modell wird bei jeder Antwort angezeigt. Unterschiede:
| Eigenschaft | Schnelle Modelle (z. B. GPT-4o Mini) | Leistungsstarke Modelle (z. B. GPT-5, Claude Opus) |
|---|---|---|
| Antwortgeschwindigkeit | Sehr schnell | Langsamer |
| Eignung | Einfache Alltagsaufgaben | Komplexe Analysen, lange Dokumente |
| Token-Verbrauch | Gering | Höher |
| Data Guard | Immer aktiv (je nach Konfiguration) | Immer aktiv (je nach Konfiguration) |
Thinking Models: Bei Denkmodellen (Thinking Models) wird der interne Denkprozess des Modells nicht angezeigt – nur das Ergebnis. Dies ist technisch bedingt und kein Informationsverlust für den Nutzer.
Welche Modelle Ihnen zur Verfügung stehen, wird von Ihrem Administrator konfiguriert. Modelle, für die Ihre Rolle keine Berechtigung hat, erscheinen nicht in der Auswahl.
4.6 Community & Prompt-Bibliothek
Die Community stellt eine zentrale organisationsweite Prompt-Bibliothek bereit:
Zugriff: Sidebar → Community
Was die Prompt-Bibliothek bietet:
- Geteilte, erprobte Prompts aus Ihrer Organisation
- Suche nach Name, Prompttext oder Tags (z. B. „Bürgerkommunikation", „Recht", „Textüberarbeitung")
- Mit einem Klick in den Chat übernehmen und ggf. anpassen
- Original-Vorlage bleibt unverändert
Prompt-Vorlagen anlegen (je nach Berechtigung):
- Community → „+ Neue Vorlage"
- Name, Prompt-Text und optionale Tags eingeben
- Speichern → sofort für alle Nutzenden der Organisation verfügbar
Bewährte Muster für effektive Prompts:
- Rolle zuweisen: „Du bist ein erfahrener Verwaltungsjurist..."
- Kontext liefern: Zweck, Zielgruppe, gewünschtes Format angeben
- Konkret sein: Statt „Schreibe etwas über Datenschutz" besser: „Erkläre die DSGVO-Anforderungen zur Datenspeicherung in max. 150 Wörtern, auf Deutsch, für nicht-technische Mitarbeitende."
- Iterieren: Verfeinern Sie Antworten mit: „Mach das kürzer", „Erkläre Punkt 3 genauer", „Formuliere formeller"
4.7 Chat-Verlauf verwalten
Jeder Chat-Eintrag in der Sidebar bietet über das Drei-Punkte-Menü folgende Aktionen:
| Aktion | Vorgehensweise |
|---|---|
| Umbenennen | Drei-Punkte-Menü → „Bearbeiten" → neuen Titel eingeben |
| Anheften / Lösen (sofern aktiviert) | Drei-Punkte-Menü → „Chat anpinnen" bzw. „Anpinnen aufheben" – angeheftete Chats erscheinen oben in einer eigenen Gruppe |
| Archivieren / Wiederherstellen (sofern aktiviert) | Drei-Punkte-Menü → „Chat archivieren" bzw. „Wiederherstellen" – der Chat verschwindet aus der aktiven Liste, bleibt aber über die Ansicht „Archiv" zugänglich |
| Löschen | Drei-Punkte-Menü → „Löschen" |
Zwischen aktiven und archivierten Chats wechseln (sofern aktiviert): Oberhalb der Chat-Liste schaltet ein Umschalter zwischen „Chats" (aktive Chats) und „Archiv" um.
Chats durchsuchen (sofern aktiviert): Ein Suchfeld oberhalb der Chat-Liste – erreichbar auch per Tastenkürzel „/" – filtert die Liste in Echtzeit nach dem Chat-Titel. Chats ohne eigenen Titel werden stattdessen anhand des Textes der ersten Nachricht durchsucht. Die Suche berücksichtigt jeweils nur die aktuell gewählte Ansicht (aktive oder archivierte Chats).
Anheften, Archivieren/Wiederherstellen sowie die Chat-Suche sind optionale Funktionen, die von Ihrem Administrator aktiviert werden müssen. Sind sie nicht aktiviert, stehen in der Sidebar nur Umbenennen und Löschen zur Verfügung.
Chat-Verläufe werden verschlüsselt gespeichert. Prompts, Uploads und Modellantworten erscheinen nicht in Audit-Logs (Datenminimierung). Die Aufbewahrungsfrist für Chats wird durch Ihren Administrator gemäß den organisationsspezifischen Löschfristen konfiguriert.
4.8 Quellenangaben bei RAG und Websuche
Wenn ein Chat oder Assistent auf Wissensdatenbanken (RAG) oder Websuche zugreift, werden die verwendeten Quellen in der Antwort ausgewiesen:
- Bei RAG: Dokumenttitel, Wissensdatenbankname, ggf. Textstelle
- Bei Websuche: URL, Titel der Webseite
Dies dient der Nachvollziehbarkeit (EU AI Act, Human Oversight) und ermöglicht die Prüfung der Quellen vor Weiterverwendung.
Alle KI-Antworten sind Vorschläge und müssen vor einer weiteren Verwendung fachlich geprüft werden. GovAI trifft keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung. Die fachliche Verantwortung verbleibt beim Nutzenden.